Lesedauer: 4 Minuten | Datum: 23. März 2020

Nützliche Tools fürs Home-Office

Lesedauer: 4 Minuten
Datum: 23. März 2020

Nützliche Tools fürs Home-Office

Seit Kurzem ist unser aller Alltag durch den Virus Covid-19 komplett auf den Kopf gestellt. Kitas, Schulen und Universitäten haben den Betrieb nahezu eingestellt. Social Distancing lautet die Devise. Auch Industrie und Wirtschaft laufen nur noch in einem stark eingeschränkten Modus Operandi. Wir wollen euch zeigen, wie es möglich ist, unter dem Gesichtspunkt der Arbeit die (neuen) Herausforderungen digital zu meistern. 

Denn auch Unternehmen wollen sich aktiv daran beteiligen die Epidemie einzudämmen und das eigene Personal zu schützen bzw. Infektionsrisikominimierung zu ermöglich. Deswegen stehen jetzt viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor der Frage: Wie schaffen wir es trotz der Einschränkungen und Risiken im Home-Office einen Workflow zu etablieren bzw. aufrechtzuerhalten? 

Gerade Unternehmen welche den Arbeitsalltag klassisch auf den Büroalltag zugeschnitten hatten, sehen sich genötigt, größere Umstellungen vorzunehmen. Das fängt womöglich bei der Hardware an, geht über zur Software und letztens Endes bedeutet dies auch neue Prozesswege bei der Aufgabenkoordination. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Tools vor, die das Leben im Home Office erleichtern:

Asana – Die Arbeit im Team managen

Asana ist die erste Remote-Work die wir Ihnen vorstellen wollen. Die Kernkompetenz von Asana ist es vor allem Projekte und Aufgaben zu verteilen bzw. zu koordinieren. Sei es nun die Zuteilung auf bestimmte Mitglieder oder das Festlegen von zeitlichen Abläufen. Mit Asana lässt sich das sehr fix erledigen. Gerade für Projektleiter ist eine Lösung wie Asana besonders gut geeignet um Entlastung zu schaffen. Alternativen sind zum Beispiel Trello oder Meistertask.

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Zoom – Der Allrounder für Videokonferenzen

Zoom ist eine VoIP-Anwendung die zusätzlich noch Videokonferenzen in sehr guter Qualität und das Versenden von Dateien ermöglicht. Die Basisversion ist zwar kostenlos für Privatnutzer allerdings sind in dieser maximal Videokonferenzen mit einer Länge von 40 Minuten möglich. In der kostenpflichtigen Version ist es von allen Anbietern wohl der leistungsstärkste Anbieter für Videokonferenzen. Beispielsweise kann der Moderator einer Konferenz einzelne Teilnehmer in separate Räume verweisen, wo diese sich ungestört austauschen können.

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Discord – Video und Chat

Die Anwendung, die zunächst auf die Bedürfnisse von Gamern zugeschnitten war und als Konkurrenzprodukt für Skype und Teamspeak gedacht war hat sich ständig weiterentwickelt. Im Wesentlichen ist sie sich darin auch treu geblieben und hat sich weiter darin verbessert was sie gut kann. Kostenlose Kommunikationsplattform für Telefonie und Chat. Zudem ist es problemlos möglich auf dem eigenen Server unterschiedliche Channels für dedizierte Arbeitsgruppen zu erstellen und bei Telefonkonferenzen auch den eigenen Bildschirm für bis zu 10 Leute gleichzeitig im Livestream zu teilen. Im Zuge der Coronavirus-Entwicklungen haben die Entwickler angekündigt die Zahl der „Zuschauer“ von 10 auf 50 zu erhöhen. 

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Rescue Time – Selbstoptimierung am eigenen Schreibtisch

Gerade für Home-Office Neulinge ist es zu Beginn schwierig den Workflow effizient und produktiv zu gestalten. Man ist irgendwie abgelenkt, braucht vergleichsweise länger als im Büro und ertappt sich immer wieder dabei die eigentliche Arbeit für Nebensächlichkeiten liegen zu lassen. Also wie wieder dafür sorgen, dass die Arbeit in einem den eigenen Ansprüchen angemessenem Rahmen erledigt wird? Mit Rescue Time. Rescue Time ist eine Anwendung welche während der Arbeit nebenher läuft und das eigene Nutzungsverhalten trackt und aufschlüsselt. Auf diese Weise kann man nach vollendeter Arbeit sehen, welche Programme, Seiten und Aktivitäten wie lange genutzt wurden und womöglich den Arbeitsfluss gestört oder gar unterbrochen haben. Ein nützliches Tool für die Selbstoptimierung.

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G-Suite – Der Alleskönner von Google

Das Software-Paket von Google mit Businesstools wie G-Mail, Chat, Drive, Meet ist zwar umfangreich, dennoch ist eine hohe Zugänglichkeit gegeben denn gerade Android-User dürften mit den Benutzeroberflächen sehr schnell zurechtkommen. Zudem ist gerade die Möglichkeit von nahezu jedem Gerät mit Internetzugang unabhängig vom eigenen Standort Änderungen vorzunehmen zu können etwas, dass man nicht mehr missen möchte.

Google hat in einem Blogpost bekannt gegeben dass G-Suite Nutzer Videokonferenzen/Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern und Livestreams für bis zu 100.000 Zuschauer anbieten möchte. Und das ohne weitere Zusatzkosten.  

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GTM – Von Zuhause auf den Büro-Computer zugreifen

GoToMeeting ist ein weiteres Tool für Videokonferenzen und Online-Meetings welches auch ohne die Installation weiterer Applikationen die Möglichkeit bietet, im Rahmen von Videokonferenz beispielsweise den eigenen Bildschirm mit Diagrammen, Präsentationen etc. zu teilen. Zudem ist es mit dem Tool LogMeIn auch möglich von zu Hause aus auf den Bürocomputer zuzugreifen. Derzeit bietet das Unternehmen ausgewählten Unternehmen an, die angebotenen Produkte und Leistungen für drei Monate kostenlos in Anspruch zu nehmen.

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Microsoft Teams – Für vertraute Microsoft-Nutzer

Microsoft Teams ist Microsofts Antwort auf Slack. Eine Plattform für alles: Chats, Anhänge, Cloud, Skype for Business und auch Microsoft Office. Wer sich nicht neu eingewöhnen möchte und auf vertraute Microsoft-Software setzen möchte, ist hier genau richtig. Microsoft Teams ist derzeit für Privatpersonen kostenfrei und Unternehmen können für 6 Monate ein kostenloses Angebot der Lizenz in Anspruch nehmen.

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Slack – Einfach zusammenarbeiten

Lange Zeit absolut vorherrschend auf dem Markt für Collaboration-Tools und Workspace-Anwendungen hat Slack in Sachen Marktdominanz in den letzten Jahren immer mehr Federn lassen. Das liegt nicht daran, dass die Entwickler sich auf die faule Haut gelegt hätten, sondern daran, dass unter anderem mit Google und Microsoft veritable Konkurrenz auf den Plan getreten ist. Auch Slack bietet für kleine Nutzergruppen eine kostenlose Testphase an.

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WeTransfer – Unkompliziert Dateien verschicken

Es muss nicht immer eine größere Plattform mit einer Vielzahl an Funktionen sein um Dateien zu versenden bzw. gemeinsam zu bearbeiten. Das zeigt die Filesharing-Website WeTransfer. Die Datei einfach hochladen und dann wahlweise via Link oder Mail verteilen damit andere die erforderlichen Dateien auch ohne Anmeldung herunterladen können. Selbst die kostenlose Variante ist schon sehr praktikabel und nutzbar bei Dateien bis 2 GB. 

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TeamViewer – Ermöglicht die Fernwartung

Gerade wenn man sich auf eine neue Software- und Systemumwelt einstellt kann es sein, dass es zu Komplikationen kommt. Komplikationen welche durch die räumliche Trennung des Home-Office noch kniffliger werden, gerade wenn die Probleme weniger technikaffinen Nutzer ans Limit bringen. Das perfekte Tool hierfür ist der Teamviewer. Teamviewer ist eine simple aber sehr praktikable Fernwartungssoftware welche dazu dient, anderen via Direktverbindung Zugriff auf den eigenen Computer zu gewähren. Auf diese Weise können auch ITler Probleme am Computer lösen ohne physisch vor Ort sein zu müssen. Teamviewer hat angekündigt den Service auch für Unternehmen während der Convid-19-Epidemie kostenfrei anzubieten. 

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Aller Anfang ist schwer. Zu Beginn mag der Umstand nicht direkt vor Ort mit Ihren Kollegen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten noch fremdartig erscheinen. Aber das lässt nach, denn mit den richtigen Tools ist der Workflow nach kurzer Zeit schon auf einem ähnlichen Level wie im Büro. Dies war wie eingangs erwähnt nur eine Auswahl von Anwendungen und Tools die das Home-Office ermöglichen bzw. produktiver gestalten sollen. Sofern Sie Detailfragen haben. bzw. Beratung wünschen wie Sie für sich und ihr Unternehmen am besten vorgehen können um eine neue digitale Infrastruktur zu schaffen: Zögern Sie nicht, wir helfen Ihnen gerne weiter.

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